Pengelolaan Arsip Pada Bidang Tata Usaha Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Kota Sukabumi

Abstract

Dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan bahwa: arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah, daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Tujuan penelitian ini untuk mengkaji pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip pada bidang Tata Usaha Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Kota Sukabumi. Agar mengetahui kendala apa saja yang sering terjadi ketika mengelola arsip, dan bagaimana cara mengatasi suatu kendala pada saat proses pengelolaan arsip, Metode penelitian yang digunakan oleh peneliti yaitu metode deskriptif kualititif. Metode deskriptif kualitatif adalah yaitu suatu rumusan masalah yang memandu penelitian untuk mengeksplorasi atau memotret situasi sosial yang akan diteliti secara menyeluruh luas dan mendalam. Alasan peneliti memilih desain penelitian deskriptif kualitatif karena peneliti ingin mendeskripsikan keadaan yang akan diamati di lapangan dengan lebih spesifik, transparan, dan mendalam. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis dapat diketahui bahwa prosedur pengelolaan arsip pada bagian Tata Usaha Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Kota Sukabumi meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan dan penjagaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip. Penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan sistem pelayanan satu pintu, sedangkan penyimpanan arsip di lakukan di unit masing-masing dan dikendalikan oleh bagian Tata Usaha dan Kepegawaian dengan menggunakan kartu kendali sistem ini disebut sistem campuran. Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pengamatan ini yaitu pencatatan surat masuk dan surat keluar sudah berjalan dengan baik, tetapi pada penyimpanan dan pemeliharaan arsip kurang diperhatikan karena sempitnya ruangan arsip dan terbatasnya alat penyimpanan yang menyebabkan arsip tidak disimpan pada tempatnya. Untuk mengatasi masalah tersebut penulis menyarankan adanya ruangan khusus penyimpanan arsip dan alat kearsipan, dan juga seharusnya setiap pegawai yang menangani arsip mengikuti diklat tentang kearsipan sehingga lebih memahami pengelolaan arsip yang baik.