Peningkatan Layanan Akademik di Politeknik Negeri Subang dengan Pengembangan Sistem Informasi Menggunakan Metode Extreme Programming

Abstract

Pelayanan administrasi akademik merupakan salah satu pelayanan yang terdapat di Politeknik Negeri Subang yang dikelola oleh bagian akademik. Proses pengajaun pengecekan keaslian ijazah dilakukan melalui email dan seringkali bagian akademik tidak menerima email pengajuan tersebut, untuk pengajuan legalisir dan pembuatan surat keterangan aktif kuliah dilakukan dengan mendatangi ruangan akademik secara langsung lalu mengisi form pengajuan, dan pengajuan pembuatan surat izin penelitian, pengantar PKL, dispensasi perkuliahan dilakukan secara langsung melalui admin jurusan yang kemudian diteruskan ke bagian akademik sehingga menyebabkan kurang efisiennya proses tersebut. Permasalahan lainnya yaitu pencatatan masih dilakukan pada form berupa selembaran kertas yang kemudian diinputkan pada aplikasi Ms.Excell yang menyulitkan petugas adminitrasi akademik dalam mengecek data pengajuan. Permasalahan berikutnya yaitu pengaju kesulitan mendapatkan informasi progres pengajuan. Sehingga pada penelitian kali ini dilakukan pengembangan sistem informasi berbasis website menggunakan model Extreme Programming, yang didalmya terdapat fitur pengajuan pengecekan keaslian ijazah, legalisir ijazah dan transkrip nilai, pembuatan surat keterangan aktif kuliah, surat izin penelitian, surat pengantar PKL, dan surat dispensasi perkuliahan. Fitur Impor data mahasiswa dan alumni, pendaftaran untuk instansi terkait, dan menu pengajuan untuk memudahkan pengecekan data pengaju dan pengajuan. Fitur tracking progres pengajuan yang dilakukan dan pemanfaatan WhatsApp Gatewey untuk memberikan informasi secara langsung kepada pengaju. Sistem informasi telah dilakukan pengujian blackbox dengan hasil 100% telah lulus uji fungsionalitas.